KI-Potenzialcheck für den Einkauf

KI-Automatisierung im Einkauf

Priorisierte KI-Anwendungsfälle
statt Bauchgefühl.

Für Einkaufsorganisationen, die Künstliche Intelligenz einsetzen oder einführen wollen, aber noch keine priorisierten Anwendungsfälle für Beschaffung, Lieferantenmanagement oder Vertragsprüfung haben: Der KI-Potenzialcheck bringt in wenigen Terminen Klarheit, bevor Budget in die Umsetzung fließt.

Kostenloses Erstgespräch

Woher ich das weiß

Einkaufspraxis statt Foliensatz

über 20 Jahre
im Einkauf, vom Mitarbeiter bis zum Leiter, im Mittelstand und im Konzern
bis 130 Mio. €
Einkaufsvolumen p. a. verantwortet
Sonepar · Alpiq · S+E/itsme · TKD
Stationen im operativen und strategischen Einkauf
Siemens Energy · E.ON · Vodafone
Transformations- und Change-Mandate als Freelancer
15 Zertifizierungen
in Agile, Change und KI: u.a. SAFe, Prosci-ADKAR-Praxis, KI-Manager (IHK)

Ich habe nicht bei KI angefangen. Meine erste größere Transformation im Einkauf war eine Lieferantenstraffung: tausende Zeilen, Bündelungslogik, Pivot-Tabellen. Die Zahlen waren der einfache Teil. Schwierig wurde es, als Menschen Entscheidungsspielraum abgeben sollten.

Heute erledigt KI diese Auswertung in einem Bruchteil der Zeit. An der eigentlichen Arbeit ändert das nichts. Deshalb ist KI im Einkauf für mich kein neues Thema, sondern dasselbe Handwerk mit einem besseren Werkzeug.

Mein Schwerpunkt dabei: KI-Automatisierung im Einkauf. In über 20 Jahren im Einkauf, vom Mitarbeiter bis zum Leiter, im Mittelstand und im Konzern, von Sonepar über S+E/itsme und TKD Cable bis Alpiq Energy, mit Einkaufsvolumen bis 130 Mio. € p.a. habe ich operative und strategische Einkaufsprozesse von Grund auf kennengelernt, aufgebaut und weiterentwickelt: Bestellworkflows, Ausgabenanalyse, Lieferantenbewertung, Vertragsmanagement und RFx-Prozesse aus eigener Praxis. Genau diese Prozesse lassen sich mit KI heute nachweisbar automatisieren: Laut Einkaufsbarometer 2026 (BME/Onventis/ESB Business School) berichten 76,5 % der Unternehmen von Zeitersparnis durch automatisierte Teilprozesse, bei der RFx-Erstellung sind bis zu 70 % möglich. Gleichzeitig sehen nur 6 % der Unternehmen ihren KI-Einsatz im Einkauf als ausgereift. Hier liegt noch viel ungenutztes Potenzial, ob im Mittelstand oder im Konzern.

Der Markt bewegt sich gerade vom Werkzeug zum Agenten. Bisher hat KI einzelne Aufgaben unterstützt und ein Mensch hat sie bedient. Jetzt entstehen Systeme, die Beschaffungsvorgänge eigenständig durchlaufen: recherchieren, vergleichen, Freigaben anstoßen. Das verschiebt die Fragen: nicht mehr „welches Werkzeug hilft uns“, sondern „wer gibt frei, wer prüft nach, und an welcher Stelle greift ein Mensch ein“. Genau diese Fragen entscheiden darüber, ob ein KI-Projekt im Einkauf trägt oder nach dem Piloten liegen bleibt.

Für Konzerne gibt es dafür Plattformlösungen mit entsprechenden Budgets und einem eigenen Einführungsprojekt. Für den Mittelstand baue ich Automatisierungen, die in Wochen laufen, in bestehende Systeme greifen und ohne Großprojekt auskommen. Beides braucht dieselbe Vorarbeit: zu wissen, welcher Prozess sich überhaupt eignet.

Zeitersparnis durch automatisierte Teilprozesse
76 ,5%
Zeitersparnis möglich bei der RFx-Erstellung
bis 70 %
sehen ihren KI-Einsatz im Einkauf als ausgereift
nur 6 %

Quelle: Einkaufsbarometer 2026 (BME/Onventis/ESB Business School)

Ergebnis

Was Sie bekommen

Ergebnis: eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle plus konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.

Der Potenzialcheck deckt die ersten vier Schritte ab. Je nach Ergebnis kann es direkt weitergehen, von der Bewertung über die technische Umsetzung bis zur organisatorischen Einführung:

Use-Case-Analyse

Gemeinsam mit Leitung und Mitarbeitenden identifiziere ich zeitaufwendige Prozesse und passende KI-Anwendungsfälle.

Machbarkeits-Analyse

Ich prüfe, ob der KI-Einsatz rechtlich zulässig ist (u. a. nach EU AI Act), welche Schnittstellen/APIs vorhanden sind und ob die Anwendungsfälle technisch und organisatorisch umsetzbar sind.

Priorisierung

Die machbaren Anwendungsfälle werden nach Nutzen, Aufwand und Risiko bewertet und in eine Rangfolge gebracht.

Pilotempfehlung

Sie erhalten eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle plus eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.

Ablauf & Preis

Ablauf

Mehrere Termine über 1–2 Wochen verteilt, mit Zeit zur Datensichtung zwischen den Terminen: Auftakt-Workshop zur Erhebung, Zwischenanalyse, gemeinsame Ergebnispräsentation mit Priorisierung und Pilotempfehlung.

Preis: richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Zwischen den Schritten wird jeweils validiert, bevor es weitergeht. Die Einführung inklusive technischer Integration erfolgt schrittweise, nicht auf einmal.

Der Potenzialcheck ist der Einstieg. Wenn Sie die Einführung anschließend begleitet haben wollen, technisch und organisatorisch, finden Sie das unter Transformation & Change. Dort geht es um das größere Mandat, über den Einkauf hinaus.

Nach dem Check

So kann es danach weitergehen

Wenn Sie danach direkt weitermachen möchten, folgen die Schritte 5 bis 8 meines Vorgehens:

Validieren

Reale Daten, Recht und Business Case werden geprüft, Make-or-Buy entschieden. Der fachlich-technische Nachweis entsteht.

Pilotieren

Im begrenzten Pilotbetrieb mit Human-in-the-Loop werden KPIs gemessen. Ergebnis: Go, Anpassen oder Stopp.

Integrieren

Technik und Change laufen zusammen: Systeme anbinden, Betrieb vorbereiten und verankern.

Skalieren

Im Regelbetrieb wird gemessen, gelernt und verbessert, danach folgt der kontrollierte Ausbau auf weitere Prozesse.

Sie möchten direkt in Pilotierung und Umsetzung einsteigen? Mehr zu Interim & Change Management.

Häufige Fragen

Der Preis richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Das Erstgespräch ist kostenlos. Darin klären wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.

Mehrere Termine, verteilt über ein bis zwei Wochen: ein Auftakt-Workshop zur Erhebung, eine Zwischenanalyse mit Zeit zur Datensichtung und eine gemeinsame Ergebnispräsentation.

Für Einkaufsorganisationen im Mittelstand und im Konzern, die KI einsetzen oder einführen wollen, aber noch keine priorisierten Anwendungsfälle für Beschaffung, Lieferantenmanagement oder Vertragsprüfung haben.

Nein. Der Check setzt an Ihren Prozessen an, nicht an vorhandener Technik. Häufig ist er genau der Schritt, bevor eine Organisation überhaupt beginnt.

Eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Risiko, dazu eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.

Ja. In der Machbarkeits-Analyse prüfe ich unter anderem die Anforderungen des EU AI Act, vorhandene Schnittstellen und die organisatorische Umsetzbarkeit.

Sie entscheiden. Wenn es weitergehen soll, folgen Validierung, Pilotbetrieb, technische Anbindung und Skalierung. Das können Sie selbst übernehmen oder von mir begleiten lassen.

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